PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PENGELOLAAN PEMBEKALAN FARMASI

Sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan penghapusan, monitoring dan evaluasi.

PERENCANAAN

            Perencanaan adalah seluruh proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal –hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tahapan perencanaan perbekalan farmasi meliputi:

a.       Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi:

·         Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis.

·         Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek lebih baik dibanding obat tunggal

·         Apabila jenis obat pilihan banyak maka dipilihh obat pilihan dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional, Formulasrium Rumah Sakit< Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja.

Pemilihan Alkes di Rumah Sakit berdasarkan dari data pemakaian oleh pemakai, standar ISO, daftar harga alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfarr dan alkes serta spesifikasi yang ditetapkan oleh Rumah Sakit.

b.      Kompilasi Kebutuhan

Kompilasi kebutuhan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan per bulan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.

c.       Perhitungan Kebutuhan

Pendekatan perencanaan kebuthan dapat dilakuakn melalui dua metoda:

·         Metoda konsumsi

Perhitungan kebutuhan menurut metoda konsumsi didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan pola konsumsi yaitu :

1.      Menghitung pemakaian nyata pertahun

Adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa didapat dari laporan bulanan atau tahunan)

Rumus :

Pemakaian nyata pertahun =  (stock awal tahun + penerimaan) - (sisa stock akhir tahun + jumlah obat yang hilang/rusak/exp date).

2.      Menghitung pemakaian rata – rata perbulan

Rumus :

Pemakaian rata – rata 1 bulan = pemakaian nyata pertahun

Jumlah bln slm obat itu ada

3.      Menghitung kekurangan obat

Merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong

Rumus :

Kekurangan obat = pemakaian rata – rata perbulan x jumlah bulan yang kosong

4.      Menghitung pemakaian obat sesungguhnya

Rumus :

Pemakaian obat sesungguhnya = pemakaian nyata + kekurangan obat

5.      Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang

Merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan dilayani. Peningkatan jumlah pelanggan dihitung dengan persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun sebelumnya.

Rumus :

Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A %, maka :

Kebutuhan obat yang akan datang = kebutuhan sesungguhnya + (kebutuhan sesungguhnya x A%)

6.      Menghitung kebutuhan lead time (waktu tunggu)

Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang diterima.

Rumus :

Kebutuhan lead time = pemakaian rata – rata perbulan x wkt tunggu (bulan)

7.      Menentukan buffer stock

Buffer stock ditentukan dengan 2 cara

·         Berdasarkan waktu tunggu

Waktu Tunggu	Stok Pengaman
1 bulan	2 minggu
2 bulan	4 minggu
3 bulan	5 minggu
4 bulan	6 minggu
5 bulan	8 minggu
6 bulan	9 minggu
7 bulan	12 minggu

·         Berdasarkan sistem VEN

V         : Vital / very esensial à 20% stok kerja

(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan à stok tidak boleh kosong.

E          : Esensial à 10% stok kerja

(Obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak à kekosongan dapat ditolelir < 48 jam)

N         : Non Esensial à 0 – 5% stok kerja

(Obat penunjang agar jadi lebih baik à kekosongan dapat ditolerir >48 jam).

8.      Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang

Rumus :

Jumlah obat yang diprogramkan = kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock

9.      Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus :

Jumlah obat yang dianggarkan = jumlah obat yang diprogramkan – stok akhir tahun

·         Metode Morbiditas/epidemiologi.

Untuk menyusun perencanaan dengan pola epidemiologi selain membutuhkan data dengan penghitungan pola konsumsi juga dibutuhkan data – data berikut :

o   Pola penyakit

o   Standar terapi

o   Jumlah kunjungan

d.      Evaluasi perencanaan

Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

·         Analisa ABC, untuk mengevaluasi aspek ekonomi

·         Pertimbangan/criteria VEN untuk evaluasi aspek medis/terapi

·         Kombinasi ABC dan VEN

·         Revisi daftar perbekalan farmasi

PENGADAAN

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui

a.       Pembelian

Ada empat metoda pada pada proses pembelian

·         Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan criteria yang telah ditentukan

·         Tender terbatas, hanya dilakuakn pada rekana tertentu yang telah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik

·         Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu

·         Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu, relative agak lebih mahal

b.      Produksi/pembuatan sediaan farmasi

Terdiri dari produksi non steril baah dan kering serta produksi steril.

Kriteria bahan yang diproduksi antara lain:

ü  Formula yang tidak ada di pasaran

ü  Formula yang harus dibuat baru

ü  Formula khusus

ü  Formula dengan biaya relative murah

c.       Sumbangan/droping/hibah

Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancer dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN

            Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian. Tujuna penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah, maupun waktu kedatangan.

            Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan faramasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

            Tujuan penyimpanan adalah :

·    Memelihara mutu sediaan farmasi

·    Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

·    Menjaga ketersediaan

·    Memudahkan pencarian  dan pengawasan

PENDISTRIBUSIAN

            Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

            Tujuan pendistribusian : Tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu dan tepat jumlah.

            Jenis sistem distibusi:

a.       Resep Perorangan

      Resep perorangan adalah resep yang ditulis oleh dokter untuk tiap pasien. system perbekalan farmasi dibuat dan didistribusikan oleh IFRS sesuai dengan yang ditulis di resep.

Keuntungan system ini antara lain:

·         Semua resep dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian diberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung

·         Memberi kesempatan interaksi professional antara dokter apoteker perawat dan pasien

·         Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat

·         Mempermudah penagihan biaya perbekalan faramasi bagi pasien

Sedangkan kelemahan system ini adalah:

·         Memerlukan waktu yang lebih lama

·         Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan

b.      Sistem Disribusi Persediaan Lengkap di Ruang

      Penghantaran perbekalan sediaan farmasi sesuai yang ditulis dokter pada order perbekalan farmasi yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung dibrerikan kepada pasien di ruang tersebut. System ini hanya digunakan untuk gawat darurat dan barang habis pakai

Keuntungan system ini adalah:

·         Pelayanan lebih cepat

·         Menghindari penggunaaan sediaan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS

·         Mengurangi penyalinan order ke perbekalan farmasi

Kelemahan system ini adalah:

·         Kesalahan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh apoteker

·         Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat dengan fasilitas ruangan sangat terbatas.pengendalian persediaan dan mutu kurang diperhatikan oleh perawat

·         Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi meningkat

·         Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas perbekalan farmasi yang sesuai di ruangan perawatan pasien

·         Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi

·         Meningkatkan kerugian dan bahaya akibat kerusakan perbekalan farmasi

c.       Sistem Distribusi Dosis Unit

      Definisi system  ini adalah perbekalan farmasi yang diorder dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk satu waktu tertentu.

      Unit khusus berikut adalah dasar dari semua system dosisi unit yaitu:

·         Perbekalan farmasi dikandung dalam kemasan unit tunggal

·         Didispensing dalam bentuk siap konsumsi

·         Untuk kebanyakan perbekalan farmasi tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis, dihantarkan ke atau tersedia dalam ruang perawatan pasien setiap saat.

Sistem distribusi UDD dapat dioperasikan dengan salah satu dari tiga metode dibawah ini, tergantung kebijakan dan kondisi Rumah Sakit.

·         System UDD sentralisasi

·         Rumah Sakit hanya memiliki satu IFRS tanpap adanya depo atau satelit IFRS di unit pelayanan.

·         Sistem UDD desentralisasi

·         Dilakukan oleh beberapa depo atau satelit IFRS di Rumah Sakit

·         Sistem UDD kombinasi sentralisasi dan desentralisasi

·         Dosis awal dan keadaan darurat dilayani depo atau satelit IFRS sedangkan dosis lainnya dilayani oleh IFRS sentral

Keuntungan system ini adalah:

o   Pasien hanya membayar persediaan farmasi yang telah dikonsumsi saja

o   Semua dosis yang diperlukan pada unit pelayanan disediakn oleh IFRS

o   Mengurangi kesalahn perbekalan farmasi

o   Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan

o   Meningkatan pemberdayaan petugas professional dan non professional yang lebih efisien

o   Mengurangi kehilangan

o   Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di Rumah Sakit

o   Sistem komunikasi pengorderan  bertambah baik

o   Apoteker dapat datang ke unit pelayanan ruang pasien untuk melaksanakan konsultasi perbekalan farmasi dan membantu member masukan kepada tim

o   Peningkatan pengendalian dan pemantaun persediaan farmasi

Kelemahan system ini:

o   Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi

o   Meningkatkan biaya operasional

d.      System Distribusi Kombinasi

Menerapkan system distribusi resp/order individual sentralisasi, juga menerapkan system distribusi perbekalan di ruangan, dimana perbekalan farmasinya dibutuhkan oleh banayak penderita, setiap hari diperlukan oleh penderita, dan harganya murahberupa resep atau perbekalan farmasi bebas

PENGENDALIAN

            Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan  strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan / kekosongan obat di unti – unit pelayanan.

Kegiatan pengendalian mencakup :

a.       Memperkirakan / menghitung pemakaian rata – rata periode tertentu

b.      Menentukan stock optimum agar obat di unit pelayanan tidak mengalami kekosongan

c.       Menentukan stock pengaman untuk mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga

d.      Menentukan waktu tunggu (lead time)

PENGHAPUSAN

            Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak atau mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Penghapusa ini akan mengurangi beban penyimpanan dan mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang sub standar.

PENCATATAN DAN PELAPORAN

            Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi pembekalan farmasi yang keluar dan masuk lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.

            Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.