PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

            Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan fungsi.

Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :

1.      Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

2.      Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan

3.      Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi

4.      Mewujudkan sistem informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna

5.      Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1.      Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

2.      Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal

3.      Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku

4.      Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah sakit

5.      Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku

6.      Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian

7.      Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit

8.      Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumah sakit

9.      Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit

1.        Perencanaan

Perencanaan adalah seluruh  proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:

1.    Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.

Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :

      Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis

      Menghindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal

      Apabila jenis obat banyak, maka dipilih sesuai prioritas

Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi merupakan rumah sakit tipe B yang pemilihan obat-obatnya merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan untuk pemilihan alat kesehatan di RSSN dapat didasarkan pada data pemakaian, standar ISO, daftar harga alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.

2.    Kompilasi penggunaan

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi, memberikan informasi bahwa :

      Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit pelayanan

      Presentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan setahun seluruh unit pelayanan

      Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi

      Perhitungan kebutuhan

Untuk mengetahui terjadinya kekosongan atau kelebihan pada perbekalan farmasi maka dibutuhkan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu maka diharapkan perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan.

3.    Penghitungan kebutuhan

Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan dengan beberapa metoda meliputi :

a.    Metoda konsumsi

Metoda yang didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah :

      Pengumpulan dan pengolahan data

      Analisa data untuk informasi dan evaluasi

      Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

      Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dan alokasi dana

Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan dengan metoda konsumsi adalah :

   Pemakaian tahun lalu

   Stok on hand

   Waktu tunggu

   Harga obat dan alat kesehatan

   Dana yang tersedia

Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan metoda konsumsi yaitu :

1.         Menghitung Pemakaian Nyata per tahun

adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa didapat dari laporan bulanan atau tahunan)

Rumus :

Pemakaian = (Stock awal tahun + penerimaan) – (sisa stock akhir tahun - jumlah obat yang hilang/rusak/exp.date)

2.         Menghitung Pemakaian Rata-rata per bulan

Rumus :

Pemakaian rata-rata 1 bulan =        

3.         Menghitung Kekurangan Obat

merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong

Rumus :

Kekurangan obat = pemakaian rata-rata/bulan x jumlah bulan yang kosong

4.         Menghitung Pemakaian Obat Sesungguhnya

Rumus :

Pemakaian obat sesungguhnya = Pemakaian nyata + kekurangan obat

5.         Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang

merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan dilayani. Jumlah pelanggan dihitung dengan persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun  sebelumnya.

Rumus :

Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A%, maka :

Kebutuhan obat  yang akan datang = kebutuhan sesungguhnya + (kebutuhan sesungguhnya x A%)

6.         Menghitung kebutuhan Lead Time (Waktu tunggu)

Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang diterima.

Rumus :

Kebutuhan lead time = Pemakaian rata-rata/bulan x waktu tunggu (bulan)

7.         Menentukan buffer stock

Buffer stock ditentukan dengan 2 cara :

      Berdasarkan waktu tunggu

Waktu tunggu	Stock Pengaman
1 bulan	2 minggu
2 bulan	4 minggu
3 bulan	5 minggu
4 bulan	6 minggu
6 bulan	8 minggu
8 bulan	9 minggu
12 bulan	12 minggu

      Berdasarkan system VEN

V  : Vital / very essential => 20% stock kerja

(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan => stock tidak boleh kosong)

E   : Esensial => 10% stock kerja

(obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak => kekosongan dapat ditolerir < 48 jam)

N  : Non-Esensial => 0-5% stock kerja

(obat penunjang agar jadi lebih baik => kekosongan dapat ditolerir > 48   jam)

8.         Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang

Rumus :

Jumlah obat yang diprogramkan = Kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock

9.         Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus :

Jumlah obat yang dianggarkan = Jumlah obat yang diprogramkan – stock  akhir tahun

b.   Metoda epidemiologi

Untuk menyusun perencanaan dengan metoda epidemiologi selain membutuhkan data dengan perhitungan metoda konsumsi juga dibutuhkan data-data berikut :

      Pola penyakit

      Standard terapi

      Jumlah kunjungan

Perbandingan metoda konsumsi dan epidemiologi:

Konsumsi	Epidemiologi
ü  Pilihan pertama dalam perencanaan dan pengadaan ü  Lebih mudah dan cepat dalam perhitungan ü  Kurang tepat dalam penentuan jenis dan jumlah ü  Mendukung ketidakrasionalan dalam penggunaan	ü  Lebih akurat dan mendekati kebutuhan sebenarnya ü  Pengobatan lebih rasional ü  Perhitungan lebih rumit ü  Tidak dapat digunakan untuk semua penyakit ü  Data yang diperlukan lebih banyak (kunjungan pasien, sepuluh besar pola penyakit, persentase dewasa dan anak)

Untuk Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi metoda yang digunakan adalah metoda konsumsi. Metoda konsumsi memiliki kelemahan yaitu sulitnya menentukan obat yang prioritas karena tidak adanya standard obat yang seragam dan formularium rumah sakit yang tidak menentukan nama paten obat yang diresepkan sehingga akan terjadi banyak permintaan untuk satu jenis obat yang mengakibatkan seringnya terjadi ketidakefektifan obat.

4.    Evaluasi perencanaan

Jumlah kebutuhan yang telah diperoleh pada perhitungan idealnya diikuti dengan evaluasi.

Cara evaluasi yang dapat dilakukan antara lain :

      Analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi

      Pertimbangan kriteria VEN untuk menganalisa aspek medik/terapi

      Kombinasi ABC dan VEN

      Revisi daftar perbekalan farmasi

2.        Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :

1.      Pembelian

Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :

   Tender terbuka

Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Untuk penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian penuh.

   Tender terbatas

Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.

   Pembelian dengan tawar menawar

Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak. Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

   Pembelian langsung

Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.