Automatic logistic management system

1.      Pengertian

Automatic logistic management system merupakan suatu system pengaturan logistic yang digunakan dalam penyimpanan logistic di gudang atau area penyimpanan  untuk mempermudah dalam pencarian dan pengawasan.

Logistik  dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berwujud yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang terdiri atas sandang, pangan dan papan atau turunannya. Termasuk dalam kategori logistik adalah barang yang habis pakai atau dikonsumsi, misalnya sembako  (sembilan bahan pokok), obat-obatan, pakaian dan kelengkapannya, air, jas tidur dan sebagainya. 

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang  yang meliputi  penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

2.      Tujuan

-Mempermudah pengaturan dalam penyimpanan

-mempermudah dalam pencarian

-mempermudah pengawasan (pengontrolan)

3.      Fungsi

Secara umum ALMS berfungsi dalam pengaturan penyimpanan logistic, di LAFIAU ALMS berfungsi dalam pengaturan penyimpanan perbaekalan farmasi.

4.      Teori Manajemen Logistik

Selama ini manajemen logistik banyak diartikan sebagai Bisnis logistik, Channel management, Distribution, Industrial logistics, Logistical Management, Logistics, Material Management Physical Distribution, Quick-response System, dan  juga Supply Chain Management, The  Council of Logistics Management (CLM), organisasi pelopor logistik di Amerika Serikat yang memiliki anggota sekitar 15.000 orang mendefinisikan Manajemen Logistik sebagai berikut:

Manajemen Logistik merupakan bagian dari proses Supply Chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan keefisiensian dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point-of origin) hingga titik konsumsi  (point-of-consumption) dalam  tujuannya  untuk  memenuhi   kebutuhan para pelanggan.

Jadi terkait dengan semua hal di dalam suatu organisasi, baik berupa aliran barang, pelayanan dan informasi pada sektor produk maupun jasa. Sektor pabrik meliputi segala jenis perusahaan yang memproduksi barang yang sifatnya divergen misalnya otomotif, komputer, kosmetik dan anggota badan buatan, pesawat terbang dan bahan makanan. Sedangkan sektor jasa meliputi organisasi pemerintahan, rumah  sakit, bank, universitas, pedagang  eceran, pedagang grosir.

Martin (1998) mengartikan manajemen logistik sebagai proses yang secara strategik mengatur  pengadaan bahan (procurement), perpindahan dan penyimpanan bahan, komponen dan penyimpanan barang jadi (dan informasi terkait) melalui organisasi dan jaringan pemasarannya dengan cara tertentu sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan baik untuk jangka waktu sekarang maupun waktu mendatang melalui pemenuhan pesanan dengan biaya yang efektif. Jaringan logistik meliputi supplier, gudang (warehouse), pusat distribusi, retail juga bahan baku. Barang setengah jadi (inventory work in process / WIP) dan barang jadi yang mengalir di antara fungsi-fungsi bisnis yang bersangkutan.

a.       Input dan Output dalam Proses Logistik

Input proses logistik meliputi sumber daya alam, manusia, finansial dan sumberinformasi.  Perencana logistik merencanakan,   melaksanakan   dan mengendalikan input ini dalam berbagai bentuk, meliputi bahan  mentah (seperti subassemblies, lokasi, pengepakan bahan, komoditi dasar), barang setengah jadi, serta barang siap pakai (seperti produk lengkap siap dijual pada pelanggan tingkat menengah maupun pelanggan akhir). Output proses logistik meliputi keuntungan kompetitif untuk organisasi, hasil dari orientasi pemasaran dan keefisienan serta keefektifan operasional, pemanfaatan waktu dan tempat, dan perpindahan yang efisien ke pelanggan. Output lainnya terjadi ketika pelayanan logistik bercampur sedemikian rupa sehingga  menjadi  aset  milik  organisasi.

Aktivitas-aktivitas utama logistik ada 13, yaitu:

1.  Customer Service (Pelayanan Pelanggan)

2.  Demand Forecasting (Peramalan Permintaan)

3.  Inventory Management (Manajemen Persediaan)

4.  Logistics Communications (Komunikasi Logistik)

5.  Material Handling (Penanganan Material)

6.  Order Processing (Proses Pemesanan)

7.  Packaging Style (Sistem Pengemasan)

8.  Dukungan komponen dan jasa

9.  Pemilihan lokasi dan gudang

10. Procurement/Purchasing

11. Reverse Logistics

12. Transportasi

13. Gudang dan Penyimpanan

b.      Pergudangan dan Penyimpanan (Warehouse and Storage)

Penduduk (logistic)  harus  disimpan  dalam  pabrik  atau  pada  suatu  tempat sebelum dijual, semakin besar waktu antara  produksi  dan  konsumsi, semakin besar pula tingkat atau jumlah persediaan yang dibutuhkan. Aktivitas pergudangan dan penyimpanan meliputi keputusan mengenai apakah fasilitas penyimpanan seharusnya milik sendiri, dikontrakkan atau disewakan, perencanaan dan perancangan fasilitas penyimpanan, pertimbangan produk gabungan (seperti apakah seharusnya produk disimpan), prosedur pengamanan  dan pemeliharaan,  pelatihan  personalia  dan pengukuran produktivitas.

Pergudangan :

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Jenis barang:

n  Inventory : Merupakan semua barang/bahan yang digunakan untuk proses produksi, seperti raw material, packaging material, semi finish good, finish good

n  Non Inventory : merupakan barang/bahan yang tidak digunakan untuk proses produksi, tetapi merupakan penunjang operasional perusahaan, Ex: ATK

LAFIAU punya 4 gudang :

n  GUTRANS : Gudang Transit

n  GUHANJABAKU: Gudang Obat Jadi Dan Bahan Baku

n  GUPALKES : Gudang Pusat Alat Kesehatan

n  GULUR : Gudang Penyaluran

Ke-4 Gudang ini dipimpin oleh KaGupusfi

Penerimaan :

Jenis barang/produk yang diterima Lafiau:

-          BBO, Obat Jadi, Embalase, Alkes, Reagen, ATK, Dll.

Proses yang perlu diperhatikan sebelum barang diterima:

-          Pembentukan Tim Pemeriksa

-          Cek barang VS Dokumen

-          Cek Kwalitas dan kwantitas

Alur penerimaan barang inventory

Penyimpanan :

—  Penempatan sesuai dengan denah.

—  Aman dari pencurian.

—  Aman dari gangguan fisik.

—  Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

—  Aman dari kebakaran.

Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

n  Catat di buku barang masuk

n  Pengkartuan

n  Pengkodean

n  Penyimpanan ALMS ( automatic logistic manajement system)

                        I= 2 digit angka – Kode gudang

II= 1 digit huruf – Ruang Gudang

III= 2 digit angka – alat simpan

IV= 1 digit angka – Sub palet

V= 2 digit angka - box/laci

VI= 1 digit angka – Sub box/tumpukan